倉庫が誤出荷を防ぐために欠かせない９つの対策

誤出荷に悩まされている倉庫が知っておくべきことを全てまとめました。

倉庫のよくある誤出荷の種類５つ

この章では倉庫でよくある誤出荷の種類をご紹介します。

商品違い

頼んだ商品と違うものが届いたというケースです。

同じ製品でも賞味期限が切れているものや色やサイズが違うものが届くケースが多いです。

納品書など商品以外の入れ違い

荷物には商品以外に納品書などが入っていますが、これらが他の顧客のものと入れ替わるということもあります。

一見、大きなミスではないように思えますが、こうした紙には個人情報が書かれていることも多く、重大な問題になり得ます。

数量違い

商品の種類は合っているが、数量が異なるケースです。

注文した数より１つ多い、１つ少ないという場合もあれば、単位を間違えていて、１ケース買ったつもりがバラで１つだけ届いたという場合もあります。

宛先違い

商品の宛先を間違えて出荷するものです。

顧客は頼んだ品物が届かないだけでなく、個人情報も流出してしまう恐れがあります。

出荷漏れ

倉庫作業中に荷物を紛失したり、トラックがダンボールを積み忘れたりすることによって、出荷がそもそもされないというトラブルです。

倉庫のよくある誤出荷の原因５つ

この章では倉庫で誤出荷が発生する原因をまとめました。

1	製品の見た目が似ていた
2	入庫時にロケーションを間違えた
3	検品で誤りに気づけなかった
4	注文数が多くて数え間違えた
5	製品同士がくっついていた

製品の見た目が似ていた

まず、製品の見た目が似ているせいで違う製品にも関わらずピッキングしてしまうという原因です。

製品の中には色がよく似ていて、暗い場所で見ると違いがあまり分からなかったり、サイズの違いがパッと見るだけでは判断できないものがあります。

入庫時にロケーションを間違えた

入庫時に起こったミスが原因で誤出荷が起こることもあります。

入庫の際に本来とは違うロケーションの棚に置き、ピッキングする人も気づかずに取ることで、商品の入れ違いが起こります。

ただし、このミスの場合は検品時の最終チェックで気づける可能性があります。

検品で誤りに気づけなかった

検品ではオーダー通りのものがピッキングされているか確認するため、ここでミスの多くは気づくことができます。

しかし、やはり人がやる作業ですから、ミスを見逃し、そのまま出荷されることもあります。

注文数が多くて数え間違えた

数量違いの原因として多いのが、ピッキング時の数え間違いです。

特に、数が多いときは数えながら入れたつもりでも、どこかで間違えているということは珍しくありません。

数量が多い注文のピッキングや検品時は特に注意しなくてはいけません。

製品同士がくっついていた

特に薄い商品でありがちなのが、くっついていて１個として数えたつもりが実は２個あったというケースです。

この場合、顧客の元には注文したよりも多い数の製品が届くことになります。

倉庫にとっては在庫差異が発生するというデメリットがあります。

倉庫がすべき誤出荷対策９つ

この章では倉庫が誤出荷を防ぐためにすべき対策をご紹介します。

1	入庫を正確に行う
2	在庫管理にハンディターミナルを用いる
3	マニュアルを作る
4	従業員を教育する
5	作業に十分なスペースを用意する
6	トラックの出発前に現場を確認する
7	ピッキングミスの数を社内で共有する
8	アウトソーシングを利用する
9	誤出荷が起こったときは原因を追求する

入庫を正確に行う

先ほども触れたように、入庫時のミスで誤出荷が発生することがあります。

そこで、入庫作業は正確に行いましょう。

従業員に気をつけるように意識することを求めるだけでなく、企業としてもミスが起きないような仕組みづくりをする必要があります。

例えば、ロケーションは従業員が間違えにくいように配置したり、見た目が似ている商品はあえて離れたところで保管するようにしたりと、色々な方法があります。

在庫管理にハンディターミナルを用いる

ハンディターミナルは誤出荷対策にかなり効果的です。

ピッキングや検品の際に、オーダーされた商品と一致しているかをバーコードをスキャンして確かめるので、商品違いがあればすぐに気づくことができます。

ハンディターミナルは誤出荷対策になるだけでなく、入出荷作業をスムーズに進めたり、棚卸しを簡単にしたりと、様々なメリットがあり、あらゆる場面で役に立ちます。

ハンディについてはこちらの記事で詳しくまとめていますよ。

 

マニュアルを作る

作業中のミスをなくし、誤出荷を防ぐため、マニュアルを作るという方法もあります。

入庫時のルールやダブルチェック時に確認すべきポイントなど、ミスを減らせる手順を考え、マニュアルにして従業員に守ってもらいましょう。

マニュアルがあれば新人が入ってきたときに教育がしやすくなるというメリットもあります。

従業員を教育する

誤出荷を防ぐには現場で働く従業員に意識を高く持ってもらうことも重要です。

なぜ誤出荷が起きてはいけないのか、どのような悪い影響があるのかといったことを伝えて、認識してもらうことで、行動が変わるはずです。

ただし、最初は誤出荷のないように気をつけて作業をしていても、時間が経つと慣れて普段の作業が疎かになることもあるので、定期的に教育する機会を作るのが理想的です。

作業に十分なスペースを用意する

倉庫作業に十分なスペースを用意しましょう。

なぜなら、スペースが狭いとミスが発生しやすくなるからです。

例えば、梱包をする際に机が狭いと、隣で作業をしている人との距離が近く、別の人が注文した商品を間違えて手に取って入れてしまうことが考えられます。

繁忙期で出荷数や人員が多くなっても対処できるようなスペースを用意しましょう。

トラックの出発前に現場を確認する

出荷漏れを防ぐにはトラックが出る前に現場に作業途中のものや梱包が終わった段ボールが残されていないか確認しましょう。

こうした工程もぜひマニュアルに入れておきましょう。

ピッキングミスの数を社内で共有する

検品時に判明したピッキングミスを集計し、社内で共有するという方法もあります。

作業者ごとにピッキング数とミスの数をそれぞれ出して社内に掲示すれば、作業者の意識が変わるはずです。

また、ミスがゼロだとやる気が出て、モチベーションアップに繋がるという効果もあります。

アウトソーシングを利用する

アウトソーシングとは倉庫作業を外部委託することです。

アウトソーシングを引き受けている会社はいわば倉庫作業のプロ。

そのため、ミスが少なく、誤出荷を引き起こしにくいです。

誤出荷が起こったときは原因を追求する

万が一、誤出荷が発生してしまった際は原因を追求しましょう。

なぜなら、原因を知って対策をしなければまた同じミスで誤出荷が発生する可能性があるからです。

原因を追求し、対策を考え、実行することを繰り返すことによって、誤出荷の発生率はどんどん小さくなっていくでしょう。

倉庫が誤出荷対策をすべき理由４つ

この章では倉庫が誤出荷対策に力を入れるべき理由をまとめました。

1	個人情報が漏洩する
2	在庫差異が生じる
3	正しい荷物が期日までに届かない
4	対応に時間もコストもかかる

個人情報が漏洩する

誤出荷が発生すると個人情報流出の原因になります。

なぜなら、荷物の中には製品だけでなく、納品書や領収書も入っていて、名前や住所などの個人情報が書かれているからです。

個人情報が流出すると、顧客に被害が出たり、訴訟になったりと大きなトラブルになりかねません。

そこで、特に宛先違いや納品書の入れ違いなどの誤出荷は避けなくてはいけません。

在庫差異が生じる

商品の入れ違いや数量違いがあると、在庫差異が生じます。

例えば、在庫管理システム上では在庫が10個だったとしても、数量を１つ多く出荷してしまっていたら、実際の在庫数は９個になります。

すると、10個の注文が入ったとき、ピッキングしようとしたら製品が足りません。

このとき、顧客に連絡を入れなければなりませんし、企業としても機会損失になってしまい、様々なトラブルの元となります。

正しい荷物が期日までに届かない

顧客にとっては期日までに荷物が届かないというデメリットがあります。

例えば、誰かへの誕生日プレゼントを注文したものの、いざ届いて中身が違えば、誕生日までに渡すことはできなくなってしまいます。

すると、企業に対する信頼を失うでしょう。

誤出荷は顧客を失うことにもなりかねないのです。

対応に時間もコストもかかる

誤出荷が発生した場合、対応に追われます。

顧客に連絡したり、正しい商品を発送し直したりと、時間がかかります。

また、返送代や改めて発送する際の送料、また、対応中の人件費など、あらゆるコストがかかります。

時間もコストも無駄にしてしまうからこそ、誤出荷は出来るだけなくすのが理想です。

まとめ

誤出荷が発生すると、顧客に迷惑をかけるのはもちろんのこと、企業としても様々なデメリットがあります。

出来るだけ発生を防ぐためにはあらかじめミスが発生しないように対策をすることが不可欠です。

今回ご紹介した対策を出来るものから取り入れていきましょう。

1	入庫を正確に行う
2	在庫管理にハンディターミナルを用いる
3	マニュアルを作る
4	従業員を教育する
5	作業に十分なスペースを用意する
6	トラックの出発前に現場を確認する
7	ピッキングミスの数を社内で共有する
8	アウトソーシングを利用する
9	誤出荷が起こったときは原因を追求する