製造業や店舗などでは定期的に棚卸しを行い、製品などの在庫の数を把握します。
規模が大きい企業や店舗ほど数えなければいけないものが多く、大変です。
物を１つ１つ数える地味な作業で、時間がかかることから、棚卸しは正直面倒だと感じる方も多いのではないでしょうか。
場合によっては棚卸しをする間に工場や倉庫の稼働を止めなければならず、生産活動ができないのも痛手ですよね。
このように大変な棚卸しですが、企業にとってはとても大切なので、手間や労力をかけても定期的に行う必要があります。
企業が続く限り何度も行うものなので、作業を効率化できて必要最低限の労力でできるようになれば、それほど負担も感じなくなるのではないでしょうか。
そこで、今回は製造業が棚卸しをすべき理由や効率的に作業を行うために知っておくべきポイントをまとめました。
工場・倉庫にとって大切な棚卸しとは
棚卸しは会社やお店の中にある在庫の数を確認する作業のことです。
製造業の場合は、製品、部品、原材料など色々な物を数えなくてはいけません。
基本的には物を１つ１つ数える作業で時間がかかるため、工場や倉庫の稼働を止めて行ったり、誰も作業をしない夜間にしたりすることが多いです。
工場・倉庫が定期的に棚卸しをすべき理由５つ
労力がかかるだけに、棚卸しを面倒に感じる経営者の方もいるでしょう。
しかし、企業にとって棚卸しはとても重要で大きな意味があります。
これからご紹介する棚卸しをすべき理由をぜひ覚えておきましょう。
正確な利益を把握できる
棚卸しが必要な理由として大きいのが正確な利益を把握できることです。
損益計算書では売上総利益を記入します。
この売上総利益は「売上高－（期首棚卸高＋当期仕入れ高－期末棚卸高）」という式で求められます。
期首棚卸高は会計年度の開始日時点での在庫金額のことで、期末棚卸高は反対に会計年度の期末の在庫金額を指します。
つまり、期首棚卸高と期末棚卸高によって売上総利益の額も変わります。
だからこそ、定期的に棚卸しを行い、正確な在庫金額を把握する必要があるのです。
適切に仕入れができているかを知れる
在庫の数を数えれば、社内に何がどのくらいあるかを把握できます。
すると、仕入れの問題点が浮き彫りになることも。
例えば、在庫がたくさんあるものは仕入れの量が多すぎる可能性があります。
必要のない在庫があると運転資金が動かず、何の利益も生み出さないので勿体無いですよね。
こうした仕入れについての改善点が分かるのもメリットも１つです。
滞留在庫を知れる
滞留在庫とは需要が落ちているものや売れる見込みが少ない商品のことです。
滞留在庫をそのままにしていると、劣化が進んでさらに価値が下がったり、管理費がかかったりと色々なデメリットがあります。
棚卸しを定期的に行えばこうした在庫の存在に気がつき、早い段階で対処法を考えることができます。
盗難が起きていないかを調べられる
在庫管理を普段から行なっている工場や倉庫では、棚卸しで実際に数えた数と帳簿を照らし合わせることで、その差異を見つけることができます。
数が異なるのは何らかのミスが原因になっていることもありますが、盗難の可能性もあり、状況によっては社内の不正を疑うことになるでしょう。
内部不正の防ぎ方はこちらで詳しく解説していますよ。
不良品がないか確認できる
棚卸しは単に数を数えるだけでなく、１つ１つの在庫の状態をチェックするという目的もあります。
もし、不良品が見つかればその場で在庫から外すことで、不良品が顧客の元に届くことを防げます。
工場・倉庫の棚卸しの方法２つ
棚卸しには２つの方法があります。
どちらの方法も棚卸しでは大切なのでぜひ覚えておきましょう。
実地棚卸
在庫を１つ１つ確認し、数量をリストに記入するやり方です。
棚卸しと聞くとこちらを思い浮かべる方が多いのではないでしょうか？
実際に商品を見ながら進めていくので、事実に近いデータを得ることができます。
帳簿棚卸
その名の通り、帳簿によって棚卸しを行う方法です。
普段から管理表を作ったり、在庫管理システムを導入したりしている場合はすぐに在庫の数量や金額を知ることができます。
ただし、この方法で得られるのはあくまでも帳簿上でのデータで、実際とは異なる場合もあります。
実地棚卸と帳簿棚卸を比べて差異が出た場合は数え忘れなど原因を追求することが求められます。
工場・倉庫の実地棚卸の方法２つ
実際に在庫の数を数える実地棚卸にはさらに２つの方法があります。
工場や倉庫の状況によってどちらが良いかは変わってくるので、それぞれの特徴を知り、どちらを採用するか考えましょう。
一斉棚卸
全ての在庫を一度に確認するやり方です。
作業の途中で物が移動しないよう、稼働を止めて行うか、人がいない夜間に行う必要があります。
なるべく短時間で終わらせるためには多くの人員を用意しなくてはいけません。
循環棚卸
日ごとに場所を決めて順番にカウントし、何日間かかけて棚卸しをする方法です。
一斉棚卸に比べると１回あたりの作業量が少ないため、棚卸しに割く人員を少なくすることができます。
また、工場や倉庫の操業を止めなくて良いのもメリットの１つです。
工場・倉庫の棚卸しでよくあるミス４つ
結果によって会社の利益の額が変わるからこそ、棚卸しは慎重に行わなくてはいけません。
正確な結果を出すためにはミスなく行うことが大事です。
そこで、次に製造業の棚卸しでよくあるミスをまとめました。
カウント漏れ
数え間違いをして実際より少ない数でカウントしてしまったり、ある商品の種類を丸ごと数え忘れていたりすると、実際の在庫金額よりも少ないデータが出てしまいます。
カウントの重複
カウントの重複もよくあるミスの１つです。
同じものを２回数えないように、数えたものはその都度他の場所に移したり、他の人がもう一度数えないように担当を分けたりと対策をしましょう。
リストと違う商品をカウント
棚卸しではリストに載っている商品をカウントしていくやり方が一般的ですが、この場合、リストとは違う商品を数えて記録してしまうというミスも考えられます。
入れ違った商品がそれぞれ違う値段の場合、実際とは異なる在庫金額が計算されてしまいます。
入力ミス
手作業でカウントする場合、数え終わった後でパソコンへ数字を打ち込むときに入力ミスが発生することもあります。
一度打ち込みが終わったら他の人が確認するようにすればミスがあっても気づくことができますよ。
工場・倉庫の棚卸しを効率化する方法８つ
大きい工場でも小さい工場でも棚卸しは地道で大変な作業です。
だからこそ、少しでも効率化して早く済ませられれば嬉しいですよね。
そこで、最後に製造業の棚卸しを効率化する方法をまとめました。
カウントの方法を統一する
棚卸しには色々な社員が携わるはずです。
もし、各々が違うカウントの仕方をしていたら、作業効率もバラバラになります。
そこで、棚卸しをするなら効率の良いカウント方法を探し、それをカウントする人全員に守ってもらうようにしましょう。
社員に棚卸しの方法を周知する
棚卸しは頻繁にやることではないため、当日は混乱することが予想されます。
やることが分からない人がいたり、トラブルが発生したりして対処に当たっていたら、その分時間がかかってしまうでしょう。
そこで、棚卸しをやる前にやり方や当日の流れをしっかり周知し、全員がテキパキ動けるようにしておきましょう。
商品リストに写真を載せる
カウントではリストに載っている商品の数をひたすら数えていきます。
このとき、現場に慣れていない人はどれがどの商品に当たるのか分からず、数え始めるまでに時間がかかってしまうでしょう。
カウントする人がすぐに商品を見分けるためにはリストに商品の写真を載せておくのが効果的です。
写真を用意するのに時間はかかりますが、リストは何度も使うものなので、労力をかける価値はありますよ。
ハンディでカウントする
一昔前の棚卸しは全て手作業で行なっていましたが、今は商品にバーコードをつけて、それをハンディで読み込みながら進めていくというやり方もあります。
バーコードにはそれぞれ商品名が登録されているので、リストの商品と違うものをカウントしてしまうミスが起こる心配はありません。
また、ハンディで読み込めば自動でデータが反映されるので入力ミスも防げます。
RFIDを導入する
ハンディで棚卸しをする場合、１つ１つ商品のバーコードを読み取らなければいけません。
一方で、RFIDは数量を即座に調べることができます。
RFIDは電波を出すICタグのことで、発信している電波を受信することで近くに居なくてもデータを読み取ることができます。
棚卸しでは電波を受信するだけで何がいくつあるのかを把握することができるのでとても楽です。
大きくて１つ１つ数えるのが大変なものや、高いところに保管されているものを数えるときに役立ちます。
二人一組で作業する
人間がカウントする限り、どうしてもミスは起こってしまいます。
ミスを極力減らすためには二人一組で作業をするようにし、ミスに気付きやすい環境を作りましょう。
終わったらシールで目印をつける
カウントしたものにシールをつけるようにすると、カウントする商品を探す時間を大幅に減らすことができます。
また、カウントの重複を防ぐことにも繋がります。
専門の業者に依頼する
棚卸しは社内でやるのではなく、専門の業者に依頼するという方法もあります。
当然、費用はかかりますが、専門家に任せると安心ですし、社員の負担も減らすことができます。
まとめ
棚卸しは正確な利益を把握したり、滞留在庫を調べたりできるもので、企業にとってとても重要なものです。
時間がかかり、人員も必要なので面倒に思えるかもしれませんが、定期的に行い、在庫の管理をしましょう。
今回ご紹介した効率化の方法を取り入れ、ぜひスムーズに棚卸しを進めてくださいね。
